Automatisierte Veröffentlichung von Produktinformationen durch den SAP® GTIN-Connector

Schwere Kost für die Lebensmittelbranche: Durch die neuen Vorschriften der EU-Lebensmittelinformations-Verordnung wurden die Kennzeichnungspflichten erweitert. Die Produktinformationen müssen zudem auch online zur Verfügung gestellt werden – ein erheblicher Aufwand für Unternehmen ohne Automatisierung.

Nach den zahlreichen Lebensmittelskandalen forderten Verbraucher mehr Transparenz. Die Politik hat durch die neue EU-Verordnung genaue Regelungen festgelegt, welche Informationen anzugeben sind. Händler und Hersteller müssen verlässlich, klar und umfassend Auskunft über den Inhalt geben. Der Gesetzgeber fordert unter anderem eine übersichtliche Tabelle zum Energiegehalt und zu sechs Nährstoffen:

• Fett
• gesättigte Fettsäuren
• Kohlenhydrate
• Zucker
• Eiweiß
• Salz

Irreführungen durch Namen oder zusätzliche Angaben sollen durch die Produktinformationen verhindert werden. Wenn „spanische Tomaten“ beispielsweise nur in Spanien verpackt, aber nicht geerntet wurden, müssen weitere Informationen zum Herkunftsland angegeben werden. Nahezu alle Markeninhaber und Importeure mussten aufgrund der neuen Kennzeichnungsregeln die Lebensmittelverpackungen umgestalten.

Die neuen Vorschriften betreffen dabei nicht nur die physische Warenwelt, sondern gelten auch für den digitalen Bereich. Kunden und Geschäftspartner müssen online auf dieselben Informationen zugreifen können. Diese Online Verteilung und Bereitstellung von Produktinformationen ist eine große Herausforderung für Lebensmittelhersteller und Einzelhändler.

Herausforderungen bei der Online Verteilung von Produktinformationen

Um EU-Vorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen Produktinformationen online zur Verfügung stellen. Weil sich Produktrezepte und Produktionsumstände allerdings ständig ändern, bedarf es einer fortlaufenden Aktualisierung der Informationen. Forschungen haben ergeben, dass Mitarbeiter fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit dem manuellen Eintragen der neuen Produktinformationen verbringen.

Wenn ein Lebensmittelproduzent ein großes Produktportfolio hat, ist diese Vorgehensweise nicht nur lästig, sondern auch sehr fehleranfällig. Wenn Unternehmen täglich große Datenmengen generieren, entstehen schnell Dateninkonsistenzen. Eine aufwendige Rückverfolgung ist notwendig, um Fehler zu beheben. Durch eine strukturierte und automatisierte Arbeitsweise lässt sich die Aufgabe effizienter lösen.

GDSN – Ein zentrales, digitales Datenbanksystem

Damit die Produktionsinformationen digitalisiert abrufbar sind, wird ein zentrales Datenbanksystem benötigt, auf das alle Hersteller und Händler zugreifen können. Das Global Data Synchronization Network (GDSN) ermöglicht genau diesen Austausch von Produktinformationen und wird bereits von vielen Unternehmen genutzt.

Das globale Netzwerk besteht mittlerweile aus 35.000 Unternehmen und 30 unabhängigen Datenpools. Hersteller können die Produktinformationen in einer Datenbank gut strukturiert hochladen, während Einzelhändler die gewünschten Produktdaten anfordern und an die Kunden weiterleiten.

Materialspezifikationen, Etikettierungsinformationen, prozessbezogene Daten und Zertifizierungen sind nur einige der Daten, die Unternehmen problemlos online hochladen können. Durch diese Online-Vernetzung erfüllen Firmen nicht nur die EU-Vorschriften, sondern profitieren von einigen Vorteilen:

• Effizientere Übertragung, Aufzeichnung und Verfolgung von Daten.
• Sicherstellung der Datenqualität.
• Ermöglicht größere Rechenschaftspflicht und Informationskontrolle.
• Bereitstellung von Informationen für Kunden, Hersteller, Lieferanten, Einzelhändler und Drittanbieter.
• Deutliche Verringerung der Zeit bis zum Markteintritt, weil Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Schnittstelle für Ihr Enterprise Resource Planning (ERP) System

Das Hochladen der Produktinformationen im Global Data Synchronization Network hilft Unternehmen, den Interessengruppen GS1-konforme Daten zur Verfügung zu stellen. Das sorgt für mehr Transparenz und erfüllt die regulatorischen Anforderungen. Durch die Zeitersparnis erhalten Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

In vielen Fällen führt diese Lösung jedoch zu isolierten Produktinformationen, die weiterhin manuell bearbeitet werden müssen. Neben dem Netzwerk werden Schnittstellen im Enterprise Resource Planning (ERP) System benötigt, damit der Prozess automatisiert abläuft.

Beim GDSN können Unternehmen das SAP® Add-on GTIN-Connector nutzen, das die Daten vom SAP®-System des Benutzers an das GDSN überträgt. Dafür benötigt das Programm interne Informationsressourcen und ermöglicht das automatische Hochladen in die Datenpools. So können relevante Materialstammdaten GS1-konform aus dem SAP® ERP System an GDSN-zertifizierte Stammdatenpools wie etwa 1WorldSync gesendet werden.

Daten müssen in der Folge nicht mehr manuell aktualisiert werden. Die Datenfelder werden automatisch befüllt und automatisiert veröffentlicht. Sowohl die Stammdaten aus SAP® als auch aus Non-SAP® Anwendungen oder Excel-Dateien können übernommen werden. Der automatische Prozess reduziert den Zeitaufwand und schont die Ressourcen, die das Unternehmen für die Verteilung von Informationen ausgibt.

Produktinformationen automatisiert zur Verfügung stellen

Mit ERP-Tools und globalen Datenpools können Unternehmen Daten, die sie ohnehin online zur Verfügung stellen müssen, besser kontrollieren. Bei der manuellen Dateneingabe und Aktualisierung von tausenden Produktspezifikationen, neuen Produktinnovationen und Produktrezepten können schnell Fehler gemacht werden.

Mit dem GTIN-Connector sehen SAP® Anwender sofort, wenn Datenabweichungen vorliegen. Durch eine integrierte GDSN-Plausibilitätsprüfung werden fehlerhafte sowie fehlende Daten entsprechend angezeigt. Die Informationen können im Anschluss manuell angezeigt und korrigiert werden.

Einen weiteren Vorteil erhalten Anwender durch die GDSN-Nachrichtenchoreographie, welche bereits im GTIN-Connector enthalten ist. Anfragen und Rückmeldungen von Einzelhändlern und Lieferanten werden automatisch verwaltet und dokumentiert.

Unternehmen sind dadurch in der Lage, jederzeit zu verfolgen, wer die Produktinformationen benutzt und welche Daten gesucht wurden. Bei Bedarf können bemängelte Angaben direkt korrigiert und neu verschickt werden, um die Anfrage zu beantworten.

Reibungslose Integration in verschiedene Software Versionen

Ein großer Ressourcenaufwand musste bisher bei sich verändernden Software Versionen betrieben werden. Wenn eine neue Daten-Management-Software erworben wurde, die mit dem bisherigen System nicht kompatibel ist, entstanden für Unternehmen hohe Kosten. Durch die Verknüpfung des bestehenden ERP-Systems eines Unternehmens mit SAP® Werkzeugen wird auch bei neuen Software Versionen eine Kompatibilität zum Datenpool gewährleistet.

Im Rahmen des Wartungsvertrages gibt es bei Veränderungen im GDSN-Datenpool die aktuellste Release-Version kostenlos. Dadurch bleiben Firmen auch bei Umstellungen des Datenpools immer bestens gerüstet. Zum Beispiel hat GS1 im Mai 2016 die neue GDSN Major Release 3 veröffentlicht, die mehrere Software-Upgrades enthielt.

Die neue Version macht die Aktualisierung der Informationen effizienter und bietet eine nahezu nahtlose Interaktion zwischen Herstellern und Händlern. Tools wie der Connector von SAP® sind mit diesen aktualisierten Software-Versionen kompatibel und ermöglichen eine reibungslose Integration.

Nahtlose Digitalisierung und Online Verteilung von Informationen

Damit die Informationsübertragung weiter erleichtert wird, bietet es sich an, eigene Datenmanagement-Frameworks zu erstellen. Viele Datenpools und Netzwerke verfügen über einen bestimmten Aufbau. Wer diesen im eigenen internen ERP-System nachahmt, wird die eigenen Daten nahtlos verteilen können.

Für eine automatische Publizierung der Produktinformationen kann das eigene System durch Tools mit Netzwerken und Datenpools verbunden werden. Das reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht gleichzeitig eine direkte Überprüfung der Informationen. Fehlerhafte Daten lassen sich schnell ausfindig machen und verbessern. Durch die Echtzeit-Informationen erhalten die Interessengruppen immer die aktuellsten Produktdaten.

Durch die SAP®-Anwendungen können Unternehmen ihre ERP-Systeme zu einer Informationsquelle für alle Datenpools machen, um ihre verifizierbaren Produktinformationen online zur Verfügung zu stellen. Die automatische Veröffentlichung und Kontrolle reduziert den Ressourcenaufwand und verhindert Dateninkonsistenzen.