Compliance Management in der Lebensmittelindustrie

Die Lebensmittelindustrie bedient einen der am strengsten regulierten Märkte. Alle Teilnehmer der Wertschöpfungskette – vom Anbau, Zucht, Fang, Jagd über Futter- und Lebensmittelherstellung bis hin zum Handel und der Gastronomie – müssen sich an klare Vorschriften halten. Weil Lebensmittel direkt die Gesundheit des Verbrauchers beeinflussen, ist ein Compliance Management wichtig, um sowohl die gesetzlichen Vorgaben als auch Konzernrichtlinien zu erfüllen.

Der Begriff Compliance Management umfasst alle organisatorischen Maßnahmen eines Unternehmens, die für die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften notwendig sind. Das Wort „Compliance“ steht somit für die Sicherstellung und Überwachung aller Richtlinien. Auf Deutsch könnte man auch von Regeltreue sprechen. Hauptziel ist der Schutz des Verbrauchers und seiner Gesundheit.

In Deutschland setzt sich das Lebensmittelrecht aus den Verordnungen der Europäischen Union sowie den Gesetzen und Rechtsverordnungen des Bundes und der Länder zusammen. Weiterhin gibt es von der EU Richtlinien, die zwar verbindlich sind, aber nur im Hinblick auf die festgelegten Ziele. Die jeweilige Umsetzung bestimmt jeder Mitgliedsstaat eigenständig. Nur so wird aus der EU Richtlinie auch eine nationale Rechtsgrundlage.

Die Rechtsvorschriften und Gesetze innerhalb der EU unterscheiden sich deshalb von Staat zu Staat. In Deutschland existieren mehr als 700 lebensmittelrechtlich relevante Vorschriften. Zentraler Ausgangspunkt vom Lebensmittelrecht bildet das Lebensmittel- und Bedarfsgegenständegesetz. Es schützt den Verbraucher beispielsweise vor Gesundheitsgefährdungen und Täuschungen im Verkehr mit Lebensmitteln.

Was passiert, wenn Unternehmen die Compliance Vorschriften ignorieren?

• Es werden vermeidbare Fehler begangen.
• Produkte müssen zurückgerufen werden.
• Unternehmen können von der Herstellung oder dem Handel ausgeschlossen werden.
• Der Produktlebenszyklus eines Artikels wird verkürzt.
• Unternehmen können nicht auf Probleme reagieren.

Auswirkungen von Verstößen gegen die Produkt Compliance

Durch die speziellen branchenspezifischen Risiken müssen Unternehmen viele lebensmittelrechtliche Vorschriften einhalten. Mitarbeiter können Abweichungen in der Produkt Compliance allerdings nur mit dem notwendigen Wissen identifizieren. Während Angestellte einer Bank oder Versicherung die Regelungen kennen, besitzen mehr als die Hälfte der Lebensmittelfirmen weltweit keine Systeme zur Überprüfung der Produkt Compliance.

Kenntnisse über die rechtlichen, umweltbezogenen und technischen Vorschriften für die Herstellung und den Handel liegen somit nur begrenzt vor. Mit SpecPDM, der Software von SpecPage, erhalten Unternehmen eine zentrale Datenbank mit Formeln, Zutatenlisten und Spezifikationen. Das modulare System kann sogar ohne Zusatzaufwand mit weiteren Funktionen ausgestattet werden.

Die SpecPDM Applikationsplattform hilft mit einem zentralen Ablage- und Spezifikationsmanagementsystem, flexibel auf sich verändernde Marktbedürfnisse zu reagieren. Das System stellt dem Management jederzeit aktuelle Informationen über alle Projekte zur Verfügung. Die Produktentwicklung wird dabei unterstützt, die Unternehmensziele effizient umzusetzen, während gleichzeitig im Qualitätsmanagement die Verwaltungskosten sinken.

Compliance Management während der Produktentwicklung

Während der Produktionsphase nutzen Unternehmen eine Vielzahl von Materialien. Jeder Prozess und jedes Verfahren, welches in der Entwicklungsphase Anwendung findet, muss mit den Vorschriften des Marktes übereinstimmen. Einige Materialien können umweltfreundlich sein und andere wiederum gefährlich. Mit der unternehmensweiten Plattform EHSA von SpecPage können Firmen die Verwendung von gefährlichen Substanzen verfolgen.

Die Plattform EHSA erstellt und speichert alle erforderlichen Dokumente in mehr als 30 Sprachen. Regelmäßige Aktualisierungen der Gesetzgebungsverfahren ermöglichen, alle gefährlichen Materialien ausfindig zu machen. Qualitäts-, Budget- und Zulassungsvoraussetzungen während der Fertigungsphase werden durch die Kontrolle gewährleistet.

Produktentwickler erhalten durch den Compliance Guide von SpecPage regulatorischen Zugang zu Compliance Vorschriften auf der ganzen Welt. Anforderungen an die Produkt Compliance können schneller erfüllt werden. Mit dem SpecPage Compliance Guide erhalten Firmen Zugang zu mehr als 5 Millionen Begriffen aus über 90.000 Nahrungsmittel- und Getränkeregelungen und Compliance Standards in 207 Ländern.

Compliance Management in der Lebensmittelindustrie

Insbesondere in der Lebensmittelindustrie gibt es regelmäßig neue Standards. Viele Länder aktualisieren ihre Gesetze, um für eine bessere Lebensmittelsicherheit zu sorgen. Verbote und Strafen sollen Verbraucher vor Produkten schützen, die ein potenzielles Gesundheitsrisiko darstellen. Kontrollen durch Behörden stellen sicher, dass sich Unternehmen den Regelungen bewusst sind und diese befolgen.
Ein Geschäftsführer, der sein Unternehmen nachhaltig erfolgreich im Markt etablieren will, muss die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherstellen. Neben den üblichen betriebswirtschaftlichen Parametern muss das Lebensmittelrecht, die Lebensmittelsicherheit und -kennzeichnung sowie die Lebensmittelhygiene berücksichtigt werden.

Verheerende Auswirkungen bei Missachtung der Vorschriften gab es bereits in den letzten Jahren bei Lebensmittelskandalen. Gammelfleisch, Glykol im Wein, Gifte im Tierfutter oder falsch deklarierte Produkte gefährdeten die Verbraucher und brachten die Hersteller schnell an den Rand ihrer Existenzfähigkeit.

Herausforderungen im internationalen Lebensmittelhandel

Neue politische und rechtliche Systeme stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Der Brexit hat auch für die Lebensmittelindustrie Konsequenzen. 70 Prozent der in Großbritannien hergestellten Lebensmittel sind nur in der EU verkäuflich und müssen die EU-Normen erfüllen. Weil das Pfund zum Euro an Wert verliert, müssen Händler zukünftig deutlich mehr bezahlen.
Der Erfolg von Unternehmen ist davon abhängig, wie sie mit solchen Situationen umgehen. Die Zusammenarbeit einer Firma mit Lieferanten und Distributoren ist wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass die Compliance Vorschriften entlang der ganzen Wertschöpfungs- und Lieferkette erfüllt werden. Das Global Data Synchronization Network (GDSN) stellt eine globale Datenbank bereit, die Tausende von Unternehmen aus der Lebensmittelbranche zusammenbringt.

Unternehmen können verschiedene Produktspezifikationen einsehen – von Zutaten über zusätzliche Informationen bis hin zur Produktverfolgung, . Firmen nutzen im Zusammenhang mit GDSN weitere Software- und Datenintegrations-Tools, um die Leistungsfähigkeit der Technologie zu verbessern. SpecPage betreibt verschiedene Werkzeuge, die den spezifischen Anforderungen der Lebensmittel- und Getränkeindustrie gerecht werden.

Lieferanten- und Käufer Online-Plattformen von SpecPage

Mit dem Supplier’s Guide von SpecPage wird die Zusammenarbeit mit Lieferanten deutlich vereinfacht. Der Unternehmer bestimmt, welche Informationen und Dokumente der Lieferant zur Verfügung stellen muss. Die Spezifikationen und Qualitätsfragebögen werden vom Geschäftspartner angegeben und mit den notwendigen Zertifikaten hinterlegt. Anschließend erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.
Die go-to-market Lösung Buyer‘s Guide ermöglicht wiederum die Erstellung von personalisierten Online-Katalogen. Effizient und benutzerfreundlich können eigene Produkte veröffentlicht und vermarktet werden. Die Organisation und Pflege von Produktinformationen erfolgt direkt über die eigene Datenbank. Produktinformationen können über das Global Data Synchronization Network (GDSN) eingebunden werden.
Nutzer des Buyer’s Guides von SpecPage erhalten Zugang zum Online-Katalog und dürfen die detaillierten Produktspezifikationen einsehen und auf Videos, Sicherheitsdatenblätter, Zutaten, Gesundheitsinformationen sowie Bilder eines Artikels zugreifen. Die Datenblätter können bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

Notwendigkeit vom Compliance & Qualitätsmanagement

Durch sich ständig ändernde Vorschriften und bereits aufgetretenen Lebensmittelskandale wird die Notwendigkeit eines Compliance Managements heutzutage nicht mehr angezweifelt. Je nach Unternehmensgröße ist es zudem wichtig, die Organisationsstruktur zu verbessern, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und schnell reagieren zu können.

Für schlanke Abläufe in der Qualitätssicherung stellt SpecPage die Applikationsplattform SpecLIMS bereit, welche speziell für die Bedürfnisse der Lebensmittelindustrie entwickelt wurde. Die steigenden Qualitätsanforderungen benötigen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit, um den Workflow zu optimieren und die Ressourcen optimal auszunutzen.

Mit den Prüfanweisungen, Analyseplänen, Arbeitslisten und Fortschrittskontrollen werden Planungs- und Arbeitsabläufe im Labor effizient gestaltet. Die automatisierbaren Genehmigungsmöglichkeiten vereinfachen den Produktionsprozess. Dadurch werden die Compliance Vorschriften eingehalten und Unternehmen können die Produktkonformität sicherstellen.

Fotoquelle Titelbild: © fotolia / vege