Elsdorfer implementiert die modulare Softwarelösung SpecPDM für den Molkerei- und Feinkostbereich.

«Vor der Installation von SpecPDM gab es bei uns kein zentrales Datenmanagement. Wir hatten das System Navision, in dem Rezepturen hinterlegt waren, Ordner mit Papierspezifikationen, Nährwerte wurden zur Analyse geschickt, usw.», so Sylvia Funk, Produktentwicklung und Projektmanagerin.

Vor der Implementierung der SpecPage Software wurde in einer Vorbesprechung entschieden, welche Module installiert werden sollen. Zudem wurde geprüft, was vor Ort an Technik vorhanden ist und was noch dazukommen sollte. «Wenn die IT-Umgebung passt, wird das Programm nur aufgespielt und man kann sofort loslegen», so Funk. So einfach die Implementierung der Software ist, umso aufwendiger ist jedoch die Vorbereitung, wie die Projektmanagerin weiter erklärt: «Die entsprechenden Spezifikationen von den Lieferanten müssen eingeholt und alle Daten penibelst genau eingepflegt werden. Wir hatten zum Glück eine Praktikantin im Unternehmen, die dies für uns übernommen hat.» Insgesamt dauerte die Eingabe der Daten mit den entsprechenden Rezepturen ein halbes Jahr – und dies nur für die Molkerei; die Feinkost kam erst im Anschluss. «Der Pflegeaufwand danach ist aber sehr gering», so Funk.

Rohstoff- und Rezeptverwaltung

In Elsdorf hat man sich für den Anfang für die Basisversion mit der Rohstoff- und Rezepturverwaltung entschieden. Funk dazu: «In der Rohstoffverwaltung werden alle unsere eingesetzten Rohwahren mit den jeweils notwendigen Daten, sprich Nährwerte, prozentuale Zusammensetzung und – ganz wichtig auch – Allergene hinterlegt.»

Auf Rezepturebene sind jegliche in Elsdorf verarbeiteten Rezepturen und somit natürlich auch alle Artikel hinterlegt. «Mit dem Programm können wir jetzt die Nährwerte berechnen und müssen diese nicht mehr extern analysieren lassen», führt Funk weiter aus.

Und dies ist ein entscheidender Vorteil, da die Anforderungen an die Nährwertkennzeichnung von Kundenseite immer höher werden. Funk: «Zudem hat jeder Kunde seine eigenen Anforderungen. Manche fordern die Big 8, andere noch dazu die GDA. Außerdem sind die Portionsgrößen bei den Kunden oft unterschiedlich definiert. Mit SpecPDM können wir dies alles – je nach Kundenwunsch – individuell ausrechnen lassen.»

Ein weiterer Vorteil liegt in der Zutatenlistenerstellung. Funk: «Vor Einführung des Programms wurde diese quasi „händisch“ und in mühevoller Kleinarbeit erstellt und da konnte schon mal etwas übersehen werden. Das kann jetzt nicht mehr passieren, da das Programm alle verwendeten Rohwaren heranzieht – und dies bereits in der richtigen Reihenfolge.»

Auch die Kosten auf Rohstoffbasis werden mit SpecPDM kalkuliert. Dazu werden die im Stammdatensystem Navision hinterlegten Preise in das Programm importiert. Auch Herstellkosten könnten mit dem System abgelichtet werden, aber dazu bräuchte es ein zusätzliches Modul, das in Elsdorf nicht implementiert wurde, da man sich im ersten Schritt auf die Kalkulation der reinen Rohstoffkosten konzentrieren wollte.

Rückverfolgbarkeit im Fokus

Insgesamt zeigt sich Funk sehr zufrieden mit dem neuen System: «Wir verfügen jetzt über ein zentrales System, in dem alle Daten zu jedem einzelnen Produkt hinterlegt sind. Insbesondere im Hinblick darauf, dass die Kundenanfragen, also die Spezifiaktionen, immer umfangreicher werden, sparen wir jetzt sehr viel Zeit, da wir Anfragen zu den verschiedensten Inhaltsstoffen sofort beantworten können.»

Ein weiterer wichtiger Punkt für die Projektmanagerin ist, dass das System im Rahmen der Rückverfolgbarkeit Vorteile bei der Zertifizierung bringt: «Von jeder Rezepturänderung wird jetzt ein neues Release erstellt, das alte deaktiviert und in dem neuen Release hinterlegt, sowie Informationen zu was wann aus welchen Gründen geändert wurde und durch wen die Änderung erfolgte. Damit haben wir jetzt eine komplette Rückverfolgbarkeit.» Und das Thema Rückverfolgbarkeit hat bei Heideblume einen sehr hohen Stellenwert und wird, davon ist Funk überzeugt, bei jeder Zertifizierung immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Bisher ist Elsdorf bereits nach BSC Öko, IFS 4 mit gehobenem Niveau, Arbeitssicherheit, QS und Bioland zertifiziert. Und als nächstes Projekt ist die Zertifizierung nach IFS bereits in Vorbereitung.