In Unternehmen fallen täglich große Mengen Daten an. Jede Transaktion, die zwischen einem Unternehmen und seinen Stakeholdern stattfindet, muss mit äußerster Sorgfalt aufgezeichnet werden, um Rückverfolgbarkeit und Transparenz zu gewährleisten – entscheidende Komponenten für den Erfolg in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie.
Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter fast die Hälfte ihres Berufslebens mit Tätigkeiten wie der manuellen Aktualisierung von Produktinformationen verbringen. Eine Aufgabe, die durch den Einsatz der richtigen Tools und Software leicht automatisiert und effizienter gestaltet werden kann.
Wie können Unternehmen also die Herausforderungen angehen, die mit der Online-Verteilung von Produktinformationen verbunden sind? Die Lösung ist der Einsatz eines Enterprise Resource Management (ERP)-Tools mit einer integrierten und automatisierten Schnittstelle zum GS1-GDSN-Netzwerk.
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Ein zuverlässiges Netzwerk zur Datensynchronisation
Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen internationale Netzwerke, um die Digitalisierung von Produktinformationen in die Tat umzusetzen. Eine Lösung, auf die dabei viele Unternehmen schwören, ist das GS1 Global Data Synchronization Network (GDSN).
Das GDSN ist ein zusammenhängendes globales Netzwerk aus 35.000 Unternehmen und 30 unabhängigen Datenpools. Einer davon, der 1WorldSync, ist der größte GDSN-Datenpool und bietet Unternehmen eine robuste Lösung, die ihre Abläufe optimiert, indem sie Fehler in den Produktinformationen reduziert.
Netzwerke und Tools wie diese ermöglichen es Unternehmen, relevante Produktinformationen wie Materialspezifikationen, Kennzeichnungsinformationen, prozessbezogene Daten und Zertifizierungen online hochzuladen. Einzelhändler, Lieferanten und Drittanbieter können spezifische Produktinformationen vom Hersteller anfordern und sie ihren Kunden vorzeigen.
Das Hochladen dieser Informationen hilft Unternehmen dabei, ein Maß an Transparenz zu schaffen, das für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen entscheidend ist. Das verschafft ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.
Die richtigen ERP-Tools nutzen
Um Daten in Datenpools hochzuladen, müssen Unternehmen über die richtigen Werkzeuge verfügen, um ihre internen Informationsressourcen automatisch in das globale Netzwerk hochzuladen. Im Falle des Global Data Synchronization Network (GDSN) können Unternehmen das SAP® Add-on GTIN-Connector nutzen, das die Daten aus dem SAP®-System des Anwenders in das GDSN überträgt. Für andere ERP-Systeme bietet der webbasierte SpecPage GDSN Guide eine ähnliche Konnektivität. Diese Werkzeuge automatisieren den Prozess der manuellen Datenaktualisierung und reduzieren so die Zeit, den Aufwand und die Ressourcen, die das Unternehmen für die Verteilung von Informationen aufwendet.
Im Folgenden finden Sie einige Vorteile des SpecPage SAP® GTIN-Connector:
- Synchronisation zwischen Materialverwaltung und Stammdatenpools
- Manuelles Hinzufügen von Datenfeldern
- Mapping von Produktlinien
- Erstellung von Produktprofilen
- Automatische Veröffentlichung im GDSN
- Kaufmännische Informationen im GDSN
Der Connector ermöglicht integrierte Plausibilitätsprüfungen, die Unternehmen helfen, fehlende oder fehlerhafte Informationen zu identifizieren. Mit den Werkzeugen können Unternehmen leichter nachvollziehen, wer ihre Informationen wozu nutzt und wie sie den Anforderungen von Händlern und Lieferanten an Produktinformationen am besten gerecht werden können.
Reduzierung von Fehlern bei der Datenaktualisierung
Bei der manuellen Aktualisierung von Daten können leicht Fehler unterlaufen, da Tausende von Produktspezifikationen, neue Produktinnovationen, Produktrezepturen und gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen sind.
ERP-Werkzeuge helfen dabei, Datendiskrepanzen zu reduzieren, indem sie den Prozess der Digitalisierung und Online-Verteilung von Produktinformationen automatisieren.
Tools wie das SAP®-Addon GTIN-Connector oder der GDSN Guide ersparen Unternehmen das Anlegen zusätzlicher Datenbanken. Durch die Verknüpfung des bestehenden ERP-Systems eines Unternehmens mit dem Datenpool ermöglichen diese Tools die einfache Übernahme von Informationen. Das spart Unternehmen die Kosten für die Anschaffung einer neuen Datenmanagement-Software.
Optimierung der Digitalisierung und Datenerfassung durch den Einsatz von ERP-Tools
Hier ein paar grundlegende Tipps, wie Unternehmen von diesen Tools profitieren können.
1. Einen Rahmen schaffen, der den Informationstransfer erleichtert
Viele Datenpools und Netzwerke folgen einem bestimmten Rahmen. Das Entwerfen eines Datenmanagement-Frameworks für ihr internes ERP-System, das das von Netzwerken und Datenpools verwendete nachahmt, hilft Unternehmen, den Prozess der Informationsverteilung zu rationalisieren.
2. Die interne Datenbank mit externen Datenpools verbinden
Der Einsatz von Tools und Software, die Produktinformationen automatisch in Netzwerke oder Datenpools hochladen können, reduziert die Notwendigkeit für Unternehmen, diese Uploads manuell zu konfigurieren. Diese Tools helfen den Herstellern nicht nur dabei, Informationen in Echtzeit mit ihren Stakeholdern zu teilen, sondern unterstützen die Unternehmen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
3. Automatisierte XML-Nachrichten verwenden
XML-Nachrichten ermöglichen die einfache Übertragung von Daten zwischen Software-Plattformen. Durch die Automatisierung des Nachrichtentransfers können Unternehmen sicherstellen, dass relevante Produktinformationen zeitnah in die Datenpools hochgeladen werden. Dies hilft auch Distributoren, Einzelhändlern und Lieferanten, auf wichtige Produktdetails zuzugreifen, die sie für ihre Kunden benötigen.
Indem sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen ihre ERP-Systeme in eine zuverlässige und benutzerfreundliche Quelle für die Digitalisierung und Online-Verteilung von Produktinformationen verwandeln. Die Tools sorgen dafür, dass Unternehmen nicht zu viel Zeit und Mühe für das Hochladen, Überprüfen und Korrigieren von Dateneinträgen aufwenden müssen.
Wenn Sie Ihr ERP-System mit den SpecPage GDSN Services und Tools ergänzen, können Sie einen automatischer Datenaustausch in Übereinstimmung mit den GS1 Standards erreichen – und das ohne den üblichen Aufwand.
