Wie Sie PLM-Software remote implementieren

Eine Fernimplementierung von Product Lifecycle Management (PLM)-Software mag sich zunächst wie eine Herausforderung anhören. Tatsächlich bietet SpecPage dies aber bereits seit Jahren an.

Die Mehrheit unserer Kunden hat sich schon vor geraumer Zeit für Fernimplementierung entschieden. Da aufgrund des Coronavirus momentan die Zahl der „Work-from-home“-Aufträge beispiellos steigt, nutzen nun alle unsere neuen Projekte diese Methode.
Auch nach dem Ende dieser Krise werden wir weiterhin PLM-Systeme ferngesteuert implementieren.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, warum wir für eine Fernimplementierung eintreten – und zeigen erfolgreiche Praxisbeispiele.

Einführung in PLM-Software

Zunächst eine kurze Einführung in PLM-Software:

PLM-Software hilft Herstellern bei der Optimierung, Verfolgung und Verwaltung aller Phasen der Produktentwicklung.

Wenn Sie von veralteten Lösungen und manuellen Prozessen wie E-Mails und Tabellenkalkulationen auf ein Cloud-gehostetes, sicheres PLM umsteigen, hat das folgende Vorteile:

• Kürzere Produkteinführungszeit: Vergessen Sie langsame, manuelle Prozesse zur Dateneingabe, Zusammenarbeit und Informationsspeicherung, um schneller innovativ zu sein.
• Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sichere Speicherung aller Inhaltsstoff-Informationen von Lieferanten, unterzeichneten Verträgen usw.
• Verbessertes Risikomanagement: Validieren und verfolgen Sie Qualitätszertifizierungen von Lieferanten.
• Verbesserte Rückverfolgbarkeit: Geben Sie die Inhaltsstoff-Informationen nur einmal ein und nutzen Sie sie vom Rohstoff bis zum Etikett des Endprodukts.

Warum PLM-Software keine Implementierung vor Ort erfordert

Dass eine so große Veränderung aus der Ferne eingerichtet wird, ist bei der komplexen Lebensmittelproduktion eine schwierige Vorstellung. Schließlich müssen Sie die Software an Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe und Stage Gates anpassen, und dann müssen Sie die richtigen Mitarbeiter an Bord holen und die Software korrekt und konsistent einsetzen.

Im Wesentlichen müssen Sie Ihre Stammdatenverwaltung für Verpackungen und Zutaten von einem manuellen oder veralteten Prozess auf einen optimierten und sicher in der Cloud verwalteten Prozess umstellen.

Wie ist es also möglich, dies aus der Ferne zu tun?

• Fernzugriff bedeutet Ferneinrichtung – Ein PLM, auf das über die Cloud zugegriffen wird, kann auch über die Cloud eingerichtet werden. Verzichten Sie also lieber auf eine Vor-Ort-Lösung, die außerdem Remote Work unmöglich macht – nicht nur während der Implementierung, sondern auch in Zukunft.
• Keine Hardware erforderlich – Eine PLM-Lösung ersetzt manuelle Prozesse für die Stammdatenverwaltung, die Rückverfolgung von Produktinformationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es gibt keine Hardwarekomponente, die vor Ort installiert werden muss.
• Branchenspezifische Software beschleunigt die Implementierung – Einige PLMs richten ihre Software konkret auf eine bestimmte Branche aus, z. B. Lebensmittel oder Bekleidung. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, persönlich mit den Anbietern zusammenzuarbeiten.
• Account-Onboarding kann aus der Ferne erfolgen – Der Innovations- oder Qualitätsleiter des Herstellers kann sich ortsunabhängig in die Software einarbeiten. Zur Einarbeitung der Mitarbeiter kann er oder sie sich auf Schulungsunterstützungen durch den Anbieter verlassen.

Warum ermöglichen nicht alle PLM-Anbieter eine Fernimplementierung?

Wenn eine PLM-Lösung keine Fernimplementierung anbietet, hat dies in der Regel zwei Hauptgründe: Entweder ist sie nicht Cloud-fähig und verfügt über keinen sicheren Fernzugriff mit Verschlüsselung und Multifaktor-Authentifizierung. Oder ist nicht branchenspezifisch angepasst, was die Notwendigkeit langer, komplexer und persönlicher Besprechungen zur Software-Anpassung bedingt.

Wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes PLM mit branchenspezifischen Funktionen entscheiden, die den Anforderungen Ihrer Branche entsprechen, dann sollte eine Fernimplementierung möglich sein. In den meisten Fällen ist sie auch vorzuziehen.

Warum ein PLM mit Fernzugriff wählen?

Weltweit und branchenübergreifend haben Unternehmen in den letzten zehn Jahren den Wechsel von Vor-Ort- zu SaaS-Lösungen vollzogen, die vom Softwareanbieter in der Cloud gehostet werden und auf die von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann.

Je nach Art der Software und der Branche gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen. Einige Anbieter verschlüsseln alle sensiblen Daten. Andere verlangen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung (oder erlauben ihren Kunden, Anforderungen festzulegen).

Durch die Bereitstellung eines sicheren Fernzugriffs ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, ortsunabhängig arbeiten. Die weltweiten Coronavirus-Sperren haben uns gezeigt, dass die innovativen Mitarbeiter von heute in der Lage sein müssen, ohne Vorankündigung aus der Ferne zu arbeiten.

Wir haben gesehen, dass neben der Forderung nach Flexibilität bei der Fernarbeit auch Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen geben kann. Regierungen können nicht-essenzielle Arbeiten stilllegen. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihren Mitarbeitern weiterhin innovatives Arbeiten zu ermöglichen.

Mit einem ferngesteuerten PLM können Lebensmittelhersteller beispielsweise weiterhin Formeln perfektionieren und Zutatenzertifizierungen von Lieferanten verfolgen. Gleichermaßen können Zutatenhersteller weiterhin ihre Produkte pitchen.

Der Fern-PLM-Implementierungsprozess

Die vollständige Fernimplementierung (Software mit Fernzugriff, ohne Hosting vor Ort und ohne Vor-Ort-Installation beim Anbieter) hat bei vielen Arten von B2B-Software große Beliebtheit erlangt. Dies senkt nicht nur typischerweise die Kosten, sondern – was noch wichtiger ist – es hilft Ihnen, schneller voranzukommen. Warum in Besprechungen herumsitzen und Werksbesichtigungen durchführen, wenn das überhaupt nicht nötig ist?

Für eine Fernimplementierung von PLM-Software sind dies die typischen Phasen:

Definieren der Anforderungen

Der erste Schritt besteht darin, dass der Verkäufer mehr über die Bedürfnisse des Herstellers erfährt. Welche Arten von Produkten entstehen, welche besonderen Vorschriften gelten, aus welchen Ländern der Hersteller die Inhaltsstoffe bezieht und in welche Länder die Produkte geliefert werden. Der Anbieter muss auch verstehen, welche Stammdatenverwaltungssysteme bereits vorhanden sind und mit welcher Geschwindigkeit das Unternehmen derzeit neue Produkte entwickelt.

Sammeln von Informationen für Arbeitsabläufe und Produktstruktur

Nachdem er sich einen Überblick über den Hersteller verschafft hat, muss der Verkäufer dann Informationen über die verwendeten Produktentwicklungsabläufe und die Einzigartigkeit der hergestellten Produkte sammeln.

PLM-Konfiguration

Mit einem tieferen Verständnis der aktuellen Fertigungsprozesse und der Produkte, die sich sowohl in der Entwicklung als auch in der aktiven Fertigung befinden, kann der Anbieter dann alle erforderlichen Konfigurationen an der Software vornehmen. Dazu gehört in der Regel die Anpassung der Arbeitsabläufe an den genauen Prozess des Herstellers.

Wie an anderer Stelle in diesem Artikel erwähnt, läuft dieser Prozess viel schneller, wenn das PLM auf die Industrie zugeschnitten ist.

Erste Anwenderschulung

Sobald das PLM für die Bedürfnisse des Herstellers konfiguriert ist, muss der Anbieter die Qualitäts- und Innovationsverantwortlichen und -mitarbeiter an Bord unterstützen. Diese Mitarbeiter können die Workflows überprüfen und ausprobieren, bevor sie die Lösung an andere ausrollen.

Teilweise Implementierung

Wenn es an der Zeit ist, das PLM einzuführen, können die Projektleiter dies an einem Produkt testen, das sich derzeit in der Entwicklung befindet. Bei einer Formel in der Anfangsphase ist ein neues System deutlich einfacher umzusetzen als bei einem Produkt kurz vorm Abschluss. Denn die Verfolgung der Lieferanteninformationen und Berechnungen der Produktkonformität können so parallel laufen.

Workflow-Anpassungen

Als nächstes wird der Anbieter Feedback von den Mitarbeitern einholen wollen, die das PLM während der anfänglichen Implementierung verwendet haben. Anpassungen der Arbeitsabläufe können vorgenommen werden, um das PLM-System so nah wie möglich an den realen Fertigungsprozessen zu halten.

Ramp-Up und zusätzliche Anwenderschulung

Wenn alle Anpassungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, das PLM auf die gesamte Fertigungsanlage auszurollen. Der Rollout kann in Etappen nach Produkttyp, Prozess oder Team erfolgen. Mit Anbieterressourcen wie virtuellen Live-Schulungen, virtuellen On-Demand-Schulungen und individuellem Support per Telefon, Videoanruf und E-Mail können alle Mitarbeiter reibungslos an das neue System herangeführt werden.

Wie Sie den Implementierungserfolg steigern und die Einführungszeit verkürzen

Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, eine erfolgreiche Ferneinführung Ihres neuen PLM-Systems sicherzustellen.

Arbeiten Sie mit einem PLM-Anbieter zusammen, der auf Ihre Branche spezialisiert ist

Um den größtmöglichen Nutzen aus einem PLM-System zu ziehen und den Implementierungsaufwand zu reduzieren, empfehlen wir Unternehmen, mit einem auf die Branche spezialisierten Softwareanbieter zusammenzuarbeiten. Dadurch sind die Workflow-Muster und Stage Gates einsatzbereit und erfordern nur minimale Anpassungen. SpecPage beispielsweise spezialisiert sich seit 20 Jahren auf Softwareprodukte für Lebensmittelhersteller. Das bedeutet, dass ein Großteil des Implementierungsaufwands bereits erledigt ist, einfach weil das Produkt bereits auf die Branche zugeschnitten ist.

Organisieren Sie ein Implementierungsteam

Überlegen Sie, wen Sie in Ihrem Implementierungsteam haben sollten. Dieses könnte aus folgenden Personen bestehen:

• Qualitäts-/Regulierungspersonal
• Personal für Innovation/Produktentwicklung
• Anwendungstechniker und technischer Vertrieb (für Hersteller von Inhaltsstoffen)
• Andere Nutzer mit hohen Ansprüchen
• Die Vertreter des Verkäufers

Es ist wichtig, die Endbenutzer in die Implementierung einzubeziehen, damit Sie die richtigen Arbeitsabläufe einrichten, testen und immer wieder darauf zurückgreifen können. Natürlich müssen Sie nicht ganze Abteilungen einbeziehen, sondern nur einige wenige Vertreter jedes Benutzertyps.

Teilen Sie den Mitarbeitern den Grund für die PLM-Implementierung mit

Vergewissern Sie sich vor der Einführung des PLM bei Ihrem gesamten Personal, dass es den Grund für die Digitalisierung versteht. Warum sind Cloud-basierte Prozesse besser als manuelle? Helfen Sie ihnen zu verstehen, dass eine schnelle Markteinführung die Einnahmen erhöht, was sich positiv auf die Sicherheit der Arbeitsplätze aller Mitarbeiter auswirkt.

Entwicklung und Durchführung eines Ausbildungsplans

Ihr PLM-Anbieter sollte über reichlich Material und Erfahrung verfügen, die er im Rahmen von Schulungen weitergeben kann. Dennoch wird etwas Zuarbeit erforderlich sein, um es in die Praxis umzusetzen. Sie können einige Schulungen veranstalten oder Zugang zu Leitfäden und Video-Tutorials anbieten. Arbeiten Sie außerdem mit Abteilungsleitern und Managern zusammen, um sicherzustellen, dass sie den Grund der Implementierung verstehen und wissen, was sie wann tun müssen.

Ein Aktionsplan würde den Zeitplan für die Durchsicht der Schulungsmaterialien, den Beginn der Nutzung der Software und schließlich die vollständige Umstellung auf die Software umfassen. Als Teil der Schulung sollten die Mitarbeiter auch darauf aufmerksam gemacht werden, an wen sie sich für Unterstützung wenden können.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Markteinführung beschleunigen und Zeit bei der Dokumentation zur Einhaltung der Richtlinien sparen können, kontaktieren Sie uns jederzeit.