Warum manuelle Prozesse für die Lieferketten-Sicherheit überflüssig sind

Lebensmittelhersteller haben keine vollständige Kontrolle über die Zutaten, die ihnen von den Lieferanten geliefert werden. Es wird jedoch von ihnen erwartet, dass sie nur Qualitätszutaten verwenden, die den Versprechen auf der Packung gerecht werden. Wie können Lebensmittelhersteller also ihr eigenes Risiko mindern, mit Kundenbeschwerden und Bußgeldern konfrontiert zu werden? Das wollen wir in diesem Beitrag untersuchen.

Eine Einführung in die Sicherheit und das Risikomanagement in der Lieferkette

Das Gewährleiste von Lieferketten-Sicherheit ist für Lebensmittelhersteller von entscheidender Bedeutung. Doch viele Unternehmen setzen trotz des zunehmenden Drucks von Regulierungsbehörden und Verbrauchern weiterhin dieselben veralteten Verfahren ein.

Lebensmittelhersteller, die sich weiterhin auf manuelle Prozesse wie hin- und hergehende E-Mails, Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente für Verträge verlassen, setzen sich selbst einem größeren Risiko aus.

Risikomanagement ist etwas, das alle Unternehmen ernst nehmen müssen. Aber in der stark regulierten Lebensmittelindustrie kommt das Risiko von allen Seiten:

  • Klagen von Verbrauchern wegen allergischer Reaktionen oder anderer Probleme
  • Versäumnisse staatlicher Vorschriften über genaue Dokumentation und Zertifizierung
  • Rückrufe für bestimmte Inhaltsstoffe

Um dieses Risiko zu mindern, muss nachgewiesen werden, dass die Schuld bei Problemen mit Inhaltsstoffen nicht beim Hersteller liegt. Dazu müssen sie klarstellen, dass sie Qualitätszutaten entsprechend der Angaben auf der Verpackung mit gebührender Sorgfalt ausgewählt haben.

Es gibt einige wenige Schlüsselmaßnahmen, die die Hersteller ergreifen sollten:

  • Unterzeichnete Vereinbarungen von Lieferanten über Inhaltsstoffspezifikationen sammeln
  • Nur echte Zutatenzertifikate akzeptieren, wie z.B. Fair Trade, Bio, etc.
  • Nachverfolgung der Lieferanten, wenn ihre Zertifizierungen auslaufen
  • Sicheres Speichern aller notwendigen Lebensmitteldaten zum Vorbereiten von Audits oder Fragen

All dies bedeutet im Wesentlichen: Expertenprozesse sind für Lebensmittelhersteller wichtig, um Lebensmitteldaten zu verfolgen, sie bei Bedarf abzurufen und automatisch die Lieferanten um Aktualisierungen zu bitten.

Doch leider denken die meisten einfach nicht viel über das Verwalten von Lebensmitteldaten nach und setzen bei der Lieferketten-Sicherheit weiterhin auf alte Methoden. Wir alle kennen es, nur auf den wachsenden Berg an Arbeit zu starren, ohne zu handeln.

Wie das Lieferkettenmanagement typischerweise gehandhabt wird

Bevor wir uns in eine zeiteffizientere Art und Weise der Handhabung der Lieferketten-Sicherheit vertiefen, wollen wir zunächst untersuchen, wie die meisten Lebensmittelhersteller heute damit umgehen.

Dies sind die primären Methoden, die für die Sicherheit der Lieferkette und das Risikomanagement eingesetzt werden:

  • E-Mails und E-Mail-Anhänge: Fragen und Verträge werden per E-Mail hin- und hergeschickt, was bedeutet, dass die Produkthersteller daran denken müssen, sich bei den Lieferanten um Informationen zu bemühen.
  • Word-Dokumente: Lieferantenverträge werden in Word-Dokumenten erfasst, die von beiden Parteien manchmal kaum nachverfolgbar bearbeitet werden.
  • Microsoft-Spreadsheets: Werden normalerweise zum Verfolgen von Lieferantendaten, Zutatenzertifizierungen und Fristen verwendet.

Während andere Industriezweige eine Einführungsrate für Cloud-basierte Software von 80 % oder mehr aufweisen, liegt der Prozentsatz der Lebensmittelhersteller, die SaaS-PLM nutzen, nicht einmal bei 50 %.

Die Probleme mit manuellen Prozessen

All diese manuellen Prozesse bereiten Lebensmittelherstellern eine Menge verschiedener Probleme.

Wenn 69 % der Unternehmen angeben, keinen Einblick in ihre Lieferketten zu haben, wird eins klar: Manuelle Prozesse erschweren die genaue Rückverfolgbarkeit und die Entscheidungsfindung.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Probleme werfen, die durch schwer nachvollziehbare Methoden für das Sicherheitsmanagement in der Lieferkette entstehen:

  • Anfällig für Versäumnisse bei der Erfassung aktueller Zertifizierungen: Wenn Mitarbeiter dafür zuständig sind, sich mit Lieferanten bezüglich aktueller Zertifizierungen in Verbindung zu setzen, dann machen Sie sich anfällig für menschliche Fehler. Werden Mitarbeiter daran denken, Lieferanten zu kontaktieren? Verfolgen sie wirklich die Ablaufdaten von Zertifizierungen?
  • Keine Sicherheitsvorkehrungen für falsche Zertifizierungen: Wenn ein Lieferant Ihnen eine gefälschte Zertifizierung schickt, wer ist dann schuld? Wer ist haftbar? Sie möchten diese Fragen nicht beantworten müssen. Es ist besser, Ihr Unternehmen einfach nicht in diese Zwickmühle zu bringen. Manuelle Verfahren verfügen nicht über eine Software, die die Authentizität von Zertifizierungen validieren kann.
  • Schwer zu verwaltende Versionskontrolle: Wenn Sie eine neue Zutat von einem Lieferanten beziehen, müssen Sie bei den Spezifikationen einige Schleifen gehen. Es kann Dutzende oder Hunderte von einzigartigen Anforderungen für eine einzige Zutat geben. Wird der Vertrag per E-Mail-Anhang hin und her gereicht, wird eine endgültige Einigung und das Nachverfolgen von Änderungen schwierig.
  • Zeitaufwendig bei der Einigung über Bestandteil-Spezifikationen: Das Herunterladen, Modifizieren und Hochladen von Dokumenten ist außerordentlich zeitaufwendig. Es gibt ein gewisses, unvermeidliches Maß an Hin und Her, wenn man an einem Vertrag arbeitet. Wenn Sie an Dateien zusammenarbeiten, die auf einzelnen Festplatten gespeichert sind und ständig heruntergeladen, hochgeladen, wieder freigegeben usw. werden müssen, steigt dieser Aufwand aber nur.
  • Zeitaufwendig bei der Aktualisierung von Verträgen: Wenn es darum geht, Änderungen an Verträgen vorzunehmen, stecken Sie in den gleichen zeitaufwendigen Prozessen fest. Viele hin- und hergehende Anhänge und Änderungen sind schwer nachzuverfolgen.
  • Lücken in der Kommunikation und Rückverfolgbarkeit, die die Verbindlichkeit senken: Am schlimmsten ist die enorme Menge an Haftung, der sich Unternehmen mit nicht optimal laufenden Prozessen aussetzen. Wenn Sie sich bereits bewusst sind, dass Lieferanteninformationen und Inhaltsstoffspezifikationen mit Ihren derzeitigen Prozessen schwer zu verfolgen sind, dann stellen Sie sich nur vor, was unbemerkt bleibt.

All diese Dinge sind in der Tat unnötig gefährlich und zeitraubend. Lassen Sie uns nach besseren Optionen für Lebensmittelhersteller suchen, die bereit sind, ihre Sicherheitsprozesse in der Lieferkette weitaus sicherer zu gestalten!

Wie Sie Ihre eigenen Prozesse aktualisieren können

Um von einer manuellen, veralteten Art der Handhabung Lieferketten-Sicherheit wegzukommen, müssen Sie Software, genauer gesagt SaaS, einsetzen. Die sollte immer in der Cloud verfügbar sein, damit Mitarbeiter und Lieferanten auch remote zusammenarbeiten können.

Achten Sie auf folgende Funktionen des von Ihnen gewählten SaaS-Produkts:

  • Enthält editierbare Workflows und Fragebögen: Anstatt Word-Dokumente hin und her zu senden, werden Sie den Lieferanten Fragen zu den Inhaltsstoffen stellen und ihre Unterschrift und Zustimmung erhalten. Von der Herkunft des Produkts bis hin zu wo und wie es angebaut wurde.
  • Konzipiert für die Bedürfnisse der Lebensmittelindustrie: Ein für die Lebensmittelindustrie entwickeltes PLM-System sollte bereits die wichtigsten Arbeitsabläufe und Zutatenfragebögen enthalten. Natürlich müssen Sie dieses System trotzdem anpassen – aber nicht annähernd so viele, wie bei einem branchenfremden PLM.
  • Automatisches Nachfassen von Lieferanten für aktualisierte Zertifizierungen: Das von Ihnen gewählte System sollte über automatische E-Mail-Benachrichtigungen neue Zertifizierungen vor Ablauf anfordern.
  • Proaktive Reduzierung des Risikos gefälschter Zertifizierungen: Eine intelligente SaaS-Lösung für die Sicherheit der Lieferkette umfasst Funktionen zum Überprüfen der Authentizität von Zertifizierungsanhängen.
  • Macht es leicht, direkt an Spezifikationen mitzuarbeiten: Keine Probleme mit der Versionskontrolle. Kein Hoch- und Herunterladen. Sie und Ihre Lieferanten sollten in der Lage sein, gemeinsam an Anforderungen zu arbeiten und die Kommentare und Fragen der anderen leicht zu verfolgen.
  • Beinhaltet rechtlich sichere, digitale Signaturen: Das Produkt sollte natürlich Funktionen für eine vollständig legale, digitale Signatur enthalten, sodass nach Abschluss direkt innerhalb des SaaS-Produkts unterzeichnet werden kann.
  • Ermöglicht Ihnen eine einfache und automatische Verwaltung der Rückverfolgbarkeit: Das von Ihnen gewählte System muss alle Produktspezifikationen sicher für Sie speichern, damit Sie im Falle eines Fehlers und einer Haftungsfrage schnell die entsprechenden Lieferantenverträge abrufen können.

Die Vorteile der Verwendung von SaaS-Technologie für die Lieferketten-Sicherheit und das Risikomanagement

Es hat eine Menge Vorteile, eine moderne SaaS-Plattform für die Lieferketten-Sicherheit zu nutzen und manuelle Prozesse ein für alle Mal hinter sich zu lassen.

Der wichtigste davon ist natürlich ein besseres Risikomanagement. Wenn Sie genau nachvollziehen können, was die Lieferanten Ihnen versprochen haben, dann können Sie die Haftung von Ihrem Unternehmen abweisen. Sie können auch belegen, stets alles unternommen zu haben, proaktiv genaue Zertifizierungen zu sammeln und Inhaltsstoffspezifikationen zu speichern.

Neben dem enormen Vorteil eines verbesserten Risikomanagements profitieren Sie darüber hinaus von Zeiteinsparungen für Ihre Produktteams, die regelmäßig mit den Lieferanten kommunizieren müssen. Das Hin und Her mit Lieferanten wird immer zeitaufwendig sein – doch mit der richtigen Software können Sie diese Zeit um bis zu 13 % reduzieren.

Außerdem können Sie in anderen Phasen des Entwicklungsprozesses von Lebensmittelprodukten Zeit sparen, da Sie diese Lebensmitteldaten einfach übertragen können. Sobald sie in Ihrem SaaS-PLM-System sind, brauchen Sie sie im Gegensatz zu Word-Dokumenten nicht mehr manuell einzugeben.

Erfahren Sie mehr über den SpecPage Supplier’s Guide und wie er Ihnen hilft, Zeit zu sparen und das Risiko beim Verwalten von Lieferantenketten zu senken.

2020-06-24T13:21:05+02:00Lebensmittelindustrie|
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