Systematisches Stammdatenmanagement als Erfolgsfaktor

Die Qualität ihrer angebotenen Produkte steht für Unternehmen aus der Getränke- und Lebensmittelindustrie ganz oben auf der Prioritätenliste. Um eine hochwertige Qualität zu gewährleisten, muss zu jedem Zeitpunkt eine klare und aktuelle Übersicht über die Prozesse und verwendeten Materialien bestehen. Ein systematisches Stammdatenmanagement ist dafür ein essentielles Tool.

Angesichts der Menge an Daten, die ein Unternehmen täglich im Blick behalten muss, stellt sich deren Verwaltung als eine wichtige Kernaufgabe dar. Neben den Kundendaten, die besonders für die Kundenbindung und den langfristigen Erfolg von Bedeutung sind, stellen die Stammdaten den Grundstein des täglichen Arbeitens dar. Stammdaten sind Grundinformationen über unternehmerisch relevante Objekte und Abläufe, die über einen längeren Zeitraum gleich bleiben.

Für Unternehmen aus der Getränke- und Lebensmittelindustrie umfassen die Stammdaten zum einen die produktbezogenen Informationen, die zur Etikettierung benötigt werden. Zum anderen zählen dazu gesetzliche Vorgaben, Industrienormen, unternehmensinterne Abläufe oder branchenspezifische Qualitätsstandards. Die Einhaltung all dieser Vorgaben zum richtigen Zeitpunkt stellt für Unternehmen eine enorme Herausforderung dar. Datenbanken und Softwaretools helfen dabei, den Überblick über die Datenmengen zu behalten.

Gesetzliche Standards zum Stammdatenmanagement auf EU-Ebene

Auf dem deutschsprachigen Markt bestimmen die gesetzlichen Vorgaben auf EU-Ebene die länderspezifischen Regelungen. Die Europäische Lebensmittelaufsichtsbehörde, genannt EFSA (European Food Safety Authority), hat Regeln und Vorgaben entwickelt, um das Datenmanagement für Unternehmen zu vereinfachen. Die im Jahr 2014 in Kraft getretene Europäische Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) 1196/2011 legt fest, dass die Konsumenten beim Kauf Zugang zu allen relevanten Produktinformationen erhalten sollen. Dabei helfen sollen europaweit einheitliche Vorgaben zur Kennzeichnung der Produkte.

Die LMIV schreibt eine verpflichtende Nährwertkennzeichnung auf allen Produkten vor, wobei Allergene optisch hervorgehoben werden müssen. Für Frischfleisch ist die Herkunftskennzeichnung bei allen Tierarten obligatorisch geworden. Wenn eine natürliche Zutat durch einen Ersatzstoff ersetzt wird, muss dies gekennzeichnet werden, beispielsweise bei zusammengesetztem Fleisch. Damit diese Angaben für den Konsumenten erkennbar sind, gibt es Vorgaben zur Schriftgröße und Position der Informationen. Daneben arbeitet die ESFA mit der EU an einer gemeinsamen Strategie zur Risikobewertung für alle Mitgliedsstaaten. Im Jahr 2016 hat die EFSA die „Knowledge Junction“ auf den Weg gebracht, eine frei zugängliche Online-Schnittstelle für Wissen und Daten, die zur Risikobewertung von Lebensmitteln dient und von Unternehmen und Konsumenten genutzt werden kann.

Tools wie der SAP® GTIN-Connector helfen Unternehmen dabei, Produktinformationen an den Handel zur Verfügung zu stellen. Mit dem SAP® GTIN-Connector lassen sich wichtige Materialstammdaten aus dem eigenen Datenmanagementsystem in das Global Data Synchronisation Network (GDSN) einspeisen, über das Hersteller und Händler weltweit Produktstammdaten austauschen können. Der globale Verbund von Stammdatenpools umfasst rund 35.000 Unternehmen und über 30 Datenpools. Ein solch effizientes Stammdatenmanagement macht es deutlich einfacher, die Anforderungen zur Kennzeichnung und Etikettierung der LMIV einzuhalten.

Die Übersicht über alle Vorgaben behalten

In Deutschland und Österreich hat die LMIV die zuvor geltenden länderspezifischen Vorschriften ersetzt. In Deutschland wird der Aufwand der Umstellung überschaubar sein, da bereits vor der Neueinführung 80 Prozent der verpackten Lebensmittel die erforderlichen Nährwertangaben trugen. Österreich macht von einer Sonderregelung der LMIV für Klein- und Handwerksbetriebe Gebrauch. Demnach dürfen handwerklich hergestellte Lebensmittel, die nur in kleinen Mengen direkt vom Hersteller an den Endverbraucher oder den lokalen Einzelhandel weitergegeben werden, von der verpflichtenden Nährwertkennzeichnung befreit werden.

In der Schweiz hat das Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (Swiss Federal Office for Food Safety and Veterinary Affairs) festgelegt, dass nur solche Lebensmittel und Getränke auf den Schweizer Markt kommen dürfen, die den Vorschriften entsprechen. Diese Vorgaben sind im neuen Lebensmittelgesetz verankert und regeln die Verwendung von Plastik, Silikonen, Druckfarben und anderen Substanzen in den Produkten. Ob in den EU-Ländern oder in der Schweiz, der SAP® GTIN-Connector hilft dabei, Zugang zu den GSDN Datenpools zu erhalten und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben der unterschiedlichen Institutionen eingehalten werden. Nebst den Marktführern 1Worldsync und Contentis GloLib in Deutschland und der Schweiz unterstützt der SAP GTIN Connector auch jeden anderen GS1-GDSN zertifizierten Datenpool.

Warum systematisches Datenmanagement wichtig ist

Die umfassenden Vorschriften machen deutlich, welche Relevanz transparente Informationen und das dafür nötige professionelle Datenmanagement in der Getränke- und Lebensmittelindustrie heute haben. Deshalb müssen Unternehmen kontinuierlich die aktuelle Gesetzeslage im Blick behalten. Wer dies versäumt, läuft Gefahr, damit einen Gesetzesverstoß zu begehen. Ein solcher Verstoß kann Abmahnungen und im Klagefall einstweilige Verfügungen oder Unterlassungsklagen zu zukünftigem Fehlverhalten nach sich ziehen. Ganz zu schweigen von der Rufschädigung, die ein Gesetzesverstoß für Unternehmen im Lebensmittelbereich bedeutet.

Wenn sich die Rohstoffe oder die Rezepturen für Produkte ändern, müssen die Produktinformationen sofort aktualisiert werden. Angesichts der Kennzeichnungspflicht kommt eine fehlerhafte Angabe, ob beabsichtigt oder nicht, einer gesetzeswidrigen Täuschung der Verbraucher gleich. Es wird klar: Es reicht nicht aus, die Stammdaten nur zu sammeln und zu speichern. Damit die Daten den Vorgaben genügen und gleichzeitig einen betrieblichen Nutzen bringen, müssen sie aktuell gehalten, aufbereitet und mit externen Tools oder Datenbanken verknüpft werden.

Der Schlüssel zu einem effizienten Stammdatenmanagement

Wenn die Stammdaten in SAP verwaltet werden oder allenfalls mit einem verbundenen externen Stammdatensystem, setzen die meisten Organisationen und Unternehmen heute auf Hilfsmittel wie den SAP® GTIN-Connector, der die Verknüpfung mit dem GDSN automatisiert. SpecPage, einer der Weltmarktführer für innovative Technologien für die rezeptbasierte Fertigungsindustrie, hat den SAP® GTIN-Connector entwickelt, um Unternehmen aus der Getränke- und Lebensmittelindustrie einen reibungslosen Ablauf des Stammdatenmanagements zu ermöglichen. Unternehmen können damit Dokumente erfassen und pflegen, die für die Herstellung, Verpackung, den Transport, die Lagerung und den Verkauf ihrer Produkte benötigt werden. Dadurch können sie sicherstellen, dass sie sämtliche Vorschriften einhalten und ihre Produkte reibungslos auf verschiedene Märkte bringen können. Das nimmt den Mitarbeitern im Unternehmen eine enorme Verwaltungsarbeit ab und vereinfacht Prozessabläufe dadurch, dass alle Abteilungen auf die gleichen Informationen zugreifen können.

Die Produkte von SpecPage sind speziell an die Kriterien des Stammdatenmanagements in der Getränke- und Lebensmittelindustrie angepasst. Sie erfüllen die technischen Anforderungen und die Datenerfassung der Lebensmittelproduzenten, ihrer Zulieferer und Einzelhändler. So können sämtliche Informationen zu den Rohstoffen und die gesetzlich erforderlichen Zertifikate in der Datenbank erfasst werden. Über den SAP® GTIN-Connector können die Abnehmer diese Daten zwischen ihrem eigenen und dem GDSN-System importieren und exportieren. Nach der Produktion profitieren die Einzelhändler davon, dass sie sämtliche Produktinformationen in aktueller und vollständiger Form erhalten. Und am Ende der Lieferkette freuen sich die Konsumenten über transparente, aktuelle und vollständige Informationen zu ihren Lebensmitteln.

Die Vorteile des automatisierten Stammdatenmanagements in Kürze:

• Das automatisierte Stammdatenmanagement stellt sicher, dass wichtige Informationen gesammelt werden und zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Automatisierte Aktualisierungen zeigen an, wenn wichtige Daten fehlen oder aktualisiert werden müssen.
• Der SAP® GTIN-Connector bietet eine Schnittstelle, um alle Daten und zugehörigen Dokumente mit globalen Datenpools zu verknüpfen. So behalten Unternehmen den Überblick darüber, ob sie alle erforderlichen Daten bereitstellen.
• Der SAP® GTIN-Connector extrahiert nur die nötigen Daten und entfernt dunkle Daten, die nicht mehr benötigt werden. So werden unübersichtliche Datenberge verhindert.
• Sauber gepflegte Daten und globale Datenmanagementsysteme bieten mehr Sicherheit, da sie über die neueste Infrastruktur und Speicheroptionen verfügen.

Der SAP® GTIN-Connector von SpecPage…

…verbessert die Qualität der Daten und deren Kontrolle
…vereinfacht und verschlankt den Datentransfer
…reduziert Verwaltungsarbeit und manuelle Aktualisierung von Daten
…verbessert den Zugang zu externen Daten
…vereinfacht den Datentransfer zu Partnerfirmen
…unterstützt den Zugang zum GDSN und hilft bei der Einhaltung von Vorschriften
…beschleunigt die Bereitstellung von Informationen für den Markt